INTRODUÇÃO

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso.

Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.

Vamos aprender, neste curso, as principais técnicas de utilizar adequadamente o tempo. Vá em frente e persista: você vencerá! Quase todos nós somos muito ocupados, mas sempre haverá espaço para nos aperfeiçoarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.

O único derrotado é aquele que desistiu de lutar !

Para se ter tempo, é preciso administrá-lo da melhor forma possível.

PLANO DE AÇÃO DIÁRIO

Você precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.

Trabalhe com o que é IMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar seu esquema.

Exemplo:

(as tarefas mais importantes e prioritárias estão sublinhadas)

8 horas: Ler o jornal

8.15 horas: Ler relatório da diretoria

8.30 horas: Reunião com chefia

8.50 horas: leitura dos e-mails

9.10 horas: Projeto do novo produto

9.50 horas: Pausa para ginástica

10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE

11 horas: Redigir relatório da visita do cliente

12 horas: Almoço

13.30 horas: Telefonemas e pendências

14.30 horas: Leitura da correspondência

15.00 horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento

15.30 horas: Reunião do Departamento Comercial e Marketing

17.00 horas: Revisão final do relatório de visita do cliente

17.50 horas: Programação geral para o dia seguinte

No início, talvez seja difícil você organizar suas tarefas. Compre uma agenda e vá incluindo os horários e tarefas. A medida que o dia for progredindo, vá assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que, ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta coisa que eu fiz!

Se você não gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lápis:

MODELO

(copie a partir daqui) è

Tudo bem? Vamos em frente...

CONCENTRAÇÃO!

A melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no que você faz. Não é possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc. VÁ ATÉ O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque maciço.

Como aumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório!

CRIE MODELOS!

Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e utilize-os para fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são solicitados pelo seu relatório específico).

Tudo o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.

Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e controles financeiros diários.

Outro exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar diariamente em um só lugar (pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou arquivos.

a)      Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente você tem de fazer, obrigatoriamente, no seu trabalho:

1.............exemplo: ler o relatório diário de acompanhamento de clientes

2.............

3.............

b)      Muito bem, agora estabeleça um horário determinado para que cada tarefa acima seja executada:

c)      Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e ações corriqueiras que você precisa fazer, para incluir no seu Plano de Ação Diário:

d) Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exercícios b e c anteriores (se necessário, use o modelo sugerido nesta lição). Você consegue!

Uma das nossas tendências, quando estamos com pouco tempo, é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando até as 23 horas...

PAUSAS!

Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso, não é bom modo de aproveitar eficazmente o tempo. A energia acaba e o tédio instala-se, cansaço físico e mental terminam por sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um físico (caminhar, respirar intensamente, exercícios leves, etc.) ajuda a recuperar o ânimo.

Não pense que um repouso é desperdiçar tempo. Ele aumentará a eficiência, beneficiando sua saúde, na medida que alivia a tensão. Tudo o que contribua para manter sua boa saúde é um bom emprego do seu tempo!

ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA...

A pior coisa para perdermos tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentração, provoca tensão e frustra-nos com a sensação que estamos “soterrados”.

Sempre que sua mesa esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la: separe os papéis em 4 montes:

1)      o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papéis velhos, anotações gerais...

2)      providências imediatas

3)      prioridade menor

4)      para leitura posterior

Arquive somente o que é imprescindível. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de espaço e tempo para administrar, tanto o espaço quanto o arquivamento.

Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte começará livre e sem entulhos do dia anterior.

Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papéis em cada pasta (cada pasta deve Ter uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:

Pasta Azul: Para leitura posterior

Pasta Verde: Prioridade menor

Pasta Vermelha: Prioridades imediatas!

Muito bem! Agora você já sabe o que atacar de frente: a pasta vermelha (prioridades imediatas!). Vá em frente e você obterá... uma grande vitória!

AS TAREFAS A LONGO PRAZO...

Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.

São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”... Não faça isto!

Aplique um plano rápido e pequeno para você vencer uma grande tarefa, com prazo marcado. Veja o seguinte exemplo:

TAREFA: Escrever o relatório anual de desempenho de minha seção.

Prazo para entrega: 25 de março

Distribuição das tarefas menores:

Viu como é fácil?

Use este Modelo:

Nota: após preencher, coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da tarefa, coloque na pasta VERMELHA (prioridade imediata).

Copie a partir daqui è